Vermietungsunterlagen sichern: Datenschutz, Backups und klare Zugriffe

1. Daten und Zwecke in einer Übersicht erfassen

Listen Sie zunächst die Arten Ihrer Unterlagen auf: Verträge, Kontaktdaten, Zahlungsvorgänge, Rechnungen, Übergabeprotokolle und Kommunikation. Halten Sie daneben fest, wofür Sie sie benötigen und an welchen Orten sie liegen. Häufig gibt es mehr Speicherorte als erwartet: Computer, Telefon, E-Mail-Postfach, externe Festplatte und gemeinsame Ordner. Diese Bestandsaufnahme macht es möglich, den Zugriff und die späteren Sicherungen vollständig zu planen.

Die DSGVO verlangt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung und angemessene Sicherheit. Artikel 6 regelt die Rechtsgrundlagen; Artikel 13 enthält Informationspflichten bei einer Datenerhebung bei der betroffenen Person. Die Vermietung ist nicht allein deshalb eine ausschließlich persönliche Tätigkeit, weil nur wenige Wohnungen betroffen sind. Prüfen Sie Ihre konkrete Verarbeitung und sammeln Sie keine persönlichen Angaben ohne nachvollziehbaren Zweck.

2. Zugriffe nach Aufgabe vergeben

Überlegen Sie, wer welche Unterlagen für seine Aufgabe benötigt. Eine Handwerksfirma braucht für einen Termin andere Informationen als eine steuerliche Beratung. Stellen Sie passende Auszüge zusammen, statt stets den gesamten Mietordner weiterzugeben. Verwenden Sie auf gemeinsam genutzten Geräten getrennte Benutzerkonten und eine Bildschirmsperre. Bewahren Sie Papierunterlagen so auf, dass Besucher oder andere unbefugte Personen sie nicht beiläufig einsehen können.

Prüfen Sie auch die indirekten Zugänge. E-Mail-Konten, verlorene Mobilgeräte und dauerhaft freigegebene Ordner können Zugriff auf dieselben Unterlagen ermöglichen. Führen Sie deshalb eine einfache Übersicht bestehender Freigaben und heben Sie nicht mehr benötigte Berechtigungen auf. Bei unterstützenden Personen muss klar sein, welche Bearbeitung erlaubt ist und welche Informationen vertraulich bleiben. Eine eindeutige Zuständigkeit erleichtert es außerdem, Rückfragen oder fehlerhafte Freigaben schnell zu klären.

3. Geräte und Übertragungswege absichern

Aktualisieren Sie Betriebssystem und verwendete Programme regelmäßig. Schützen Sie Geräte mit einem geeigneten Zugang und nutzen Sie verfügbare Verschlüsselung. Für wichtige Online-Konten ist eine zusätzliche Absicherung wie eine zweite Anmeldestufe sinnvoll, wenn der Anbieter sie unterstützt. Das BSI beschreibt Zugangsschutz, Verschlüsselung und Datensicherung als zusammengehörige Sicherheitsmaßnahmen.

Bevor Sie Dokumente versenden, kontrollieren Sie Empfänger, Anhänge und Freigaberechte. Eine Adresse aus der automatischen Vervollständigung kann ähnlich aussehen, aber zur falschen Person gehören. Bei größeren Unterlagenpaketen ist ein kontrollierter Übertragungsweg hilfreich, dessen Zugriff Sie begrenzen können. Verschlüsselung ist dabei kein Ersatz für die richtige Empfängerauswahl. Dokumentieren Sie wichtige Übergaben, damit nachvollziehbar bleibt, welche Fassung für welchen Zweck weitergegeben wurde.

4. Eine Sicherung mit Wiederherstellungsplan einrichten

Legen Sie fest, welche Daten gemeinsam gesichert werden müssen. Zu einer Verwaltung gehören neben sichtbaren PDF-Dateien oft auch strukturierte Daten und deren Verknüpfungen. Eine Kopie einzelner Dokumente kann deshalb unvollständig sein. Das BSI empfiehlt, Umfang, Speichermedium und regelmäßigen Sicherungsturnus zu planen sowie Lesbarkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

Wählen Sie eine Sicherung, die auch bei Verlust des ursprünglichen Geräts erreichbar bleibt. Schützen Sie Sicherungsmedien vor unbefugtem Zugriff und bewahren Sie die erforderlichen Zugangsdaten sicher auf. Testen Sie eine Wiederherstellung in einem getrennten Ordner oder einer passenden Testumgebung. Prüfen Sie dabei nicht nur, ob eine Datei vorhanden ist, sondern ob Dokumente geöffnet werden können und der Verwaltungsstand sinnvoll nutzbar ist. Eine erfolgreiche Sicherungsanzeige allein beantwortet diese Fragen nicht.

• Dokumente, strukturierte Daten und wichtige Verknüpfungen berücksichtigen.
• Passenden Turnus und verantwortliche Person festlegen.
• Sicherung gegen Zugriff und Verlust des Originalgeräts schützen.
• Wiederherstellung regelmäßig praktisch kontrollieren.

5. Lokale Ablage und externe Dienste bewusst prüfen

Bei einer lokalen Ablage steuern Sie Gerätezugriff, Dateispeicher und Sicherung selbst. Bei einem externen Dienst prüfen Sie zusätzlich, welche Daten dort verarbeitet werden, wer Zugriff erhalten kann und welche Vertragsbedingungen gelten. „Cloud“ ist keine ausreichende Beschreibung des Datenschutzes. Ebenso ist „lokal“ keine Garantie für Sicherheit, wenn ein Gerät ungeschützt bleibt oder keine nutzbare Sicherung existiert.

Artikel 28 DSGVO enthält Anforderungen, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Artikel 32 behandelt ein angemessenes Sicherheitsniveau einschließlich Wiederherstellbarkeit. Prüfen Sie daher die konkrete Rolle des Anbieters, erforderliche Vereinbarungen und mögliche Übermittlungen. Die Verantwortung für Ihre eigenen Abläufe bleibt relevant. Eine Datenschutzbewertung sollte sich auf nachvollziehbare Eigenschaften und Verträge stützen, statt allein auf ein Werbeversprechen oder einen Speicherort.

6. Aufbewahrung, Löschung und Vorfälle organisieren

Legen Sie für Dokumentarten regelmäßige Prüfpunkte fest. Nach einem Mieterwechsel werden manche Daten weiterhin für Abrechnung oder Anspruchsprüfung benötigt, andere verlieren ihren Zweck. Die benötigte Dauer kann durch gesetzliche Pflichten beeinflusst werden. Vermeiden Sie eine einzige pauschale Frist für sämtliche Dateien. Dokumentieren Sie den Zweck weiterer Aufbewahrung und prüfen Sie auch Kopien in E-Mail-Postfächern, Freigaben und Sicherungen.

Bereiten Sie einen kurzen Ablauf für den Verlust eines Geräts, einen falsch versandten Anhang oder beschädigte Daten vor. Halten Sie zuständige Kontakte, vorhandene Sicherungen und erste Prüfschritte griffbereit. Datenschutzvorfälle können zusätzliche Pflichten auslösen und sollten zeitnah fachlich eingeordnet werden. Ein vorbereitetes Vorgehen spart in dieser Situation Sucharbeit. Ergänzen Sie außerdem eine Anleitung für eine berechtigte Vertretung, damit die Verwaltung bei Krankheit oder längerer Abwesenheit nachvollziehbar fortgeführt werden kann.