Mietkonto führen: Sollmiete, Zahlungseingänge und Teilzahlungen verstehen

1. Soll, Ist und offener Betrag unterscheiden

Das Soll beschreibt den Betrag, der sich für einen Zeitraum aus dem Vertrag und wirksamen Änderungen ergibt. Das Ist beschreibt die tatsächlich erfassten Zahlungen. Ein offener Betrag ist die rechnerische Differenz nach der zutreffenden Zuordnung. Halten Sie diese drei Größen getrennt. Wenn Sie nur eine laufende Summe pflegen, erkennen Sie zwar eine Abweichung, aber oft nicht mehr, aus welchem Monat oder welchem Mietbestandteil sie stammt.

Führen Sie mindestens die Vertragszuordnung, den Forderungszeitraum, den Betrag und die Zahlungseingänge mit Datum. Ein Monatsbetrag kann aus Nettomiete und Vorauszahlungen bestehen; diese Bestandteile bleiben für spätere Prüfungen erkennbar. Die Berechnung sollte centgenau erfolgen. Rundungen bei nachträglichen Aufteilungen dokumentieren Sie so, dass die Summe der Teilbeträge stets wieder den ursprünglichen Eingang ergibt.

2. Die Vertragsgrundlage vor der Buchung prüfen

Übernehmen Sie Sollbeträge aus der geltenden Vereinbarung und markieren Sie den Zeitpunkt einer Änderung. Eine rückwirkend bearbeitete Tabelle darf nicht stillschweigend die ursprüngliche Übersicht ersetzen. Bewahren Sie Nachträge und Mitteilungen auf und halten Sie fest, weshalb eine Forderung geändert wurde. Bei einem Beginn oder Ende innerhalb des Monats muss außerdem geklärt sein, welcher Betrag für den konkreten Zeitraum tatsächlich geschuldet ist.

Nach § 556b Absatz 1 BGB ist die Wohnraummiete zu Beginn, spätestens am dritten Werktag des vereinbarten Zeitabschnitts zu zahlen. Für diese Zahlungsfrist zählt ein Samstag nicht mit, wie der Bundesgerichtshof im Urteil VIII ZR 129/09 erläutert. Halten Sie deshalb die Vertragsregel und den maßgeblichen Zeitraum fest, statt die Fälligkeit automatisch mit dem dritten Kalendertag gleichzusetzen.

Bei einer Überweisung ist außerdem zwischen dem Auftrag an die Bank und dem Eingang auf Ihrem Konto zu unterscheiden. Nach dem BGH-Urteil VIII ZR 222/15 reicht bei ausreichender Kontodeckung ein bis zum dritten Werktag erteilter Zahlungsauftrag aus. Ein später sichtbarer Kontoeingang beweist deshalb allein noch keine verspätete Mietzahlung. Erfassen Sie zunächst den tatsächlichen Bankeingang; bei einer Rückfrage ergänzen Sie den mitgeteilten Auftragstag und den vorhandenen Nachweis. So bleibt der Unterschied zwischen Buchungsdatum und rechtlicher Zahlungsbewertung nachvollziehbar.

3. Jeden Eingang mit seinem Zahlungszweck erfassen

Prüfen Sie Betrag, Buchungsdatum, Absender und Verwendungszweck gemeinsam. Der Name des Kontoinhabers kann von der mietenden Person abweichen. Ein anderer Absender bedeutet deshalb nicht automatisch, dass die Zahlung zu einem anderen Vertrag gehört. Ebenso kann ein identischer Monatsbetrag für mehrere Wohnungen vorkommen. Eine eindeutige Zuordnung entsteht aus dem gesamten Zusammenhang und den vorhandenen Angaben.

Reicht eine Zahlung nicht für mehrere Forderungen, ist die Tilgungsbestimmung zu beachten; § 366 BGB regelt die Anrechnung auf mehrere Forderungen. Verteilen Sie einen unklaren Eingang daher nicht pauschal auf die älteste Monatsmiete. Bewahren Sie die ursprüngliche Zahlungsinformation und dokumentieren Sie, wie die Zuordnung geklärt wurde. Bei rechtlich zweifelhaften Konstellationen ist eine Prüfung des Einzelfalls sinnvoll.

4. Teilzahlungen transparent zusammenführen

Ein einfaches Rechenbeispiel: Für einen Monat sind 900 Euro zu erfassen. Es gehen zunächst 600 Euro und später weitere 300 Euro mit eindeutigem Bezug zu diesem Monat ein. Das Mietkonto zeigt eine Forderung und zwei zugehörige Eingänge. Nach dem zweiten Eingang beträgt die rechnerische Differenz null. Die Forderung wird dabei nicht zweimal angelegt, und der erste Eingang wird nicht durch den zweiten überschrieben.

Die gleiche Struktur hilft bei Sammelzahlungen. Umfasst ein eindeutig erklärter Eingang mehrere Monate, erfassen Sie den Gesamtbetrag einmal und dokumentieren seine Aufteilung. Bleibt ein Teil ungeklärt, führen Sie ihn als offenen Zuordnungsfall. Für die Bankabstimmung gilt: Die Summe der bestätigten Zuordnungen und des noch ungeklärten Restbetrags entspricht dem ursprünglichen Eingang. Bei einem Eingang von 1.200 Euro mit einer bestätigten Monatszuordnung von 900 Euro bleiben beispielsweise 300 Euro gesondert zu klären. Dieser Rest wird nicht vorschnell einer weiteren Forderung zugeschlagen.

5. Abweichungen in einer festen Reihenfolge prüfen

Prüfen Sie zuerst technische Fehler: Wurde ein Eingang doppelt importiert, liegt er noch ohne Zuordnung vor oder wurde ein falscher Monat ausgewählt? Vergleichen Sie danach die Forderung mit der gültigen Vertragsgrundlage. Erst anschließend betrachten Sie die Kommunikation und mögliche Gründe für die Differenz. Diese Reihenfolge verhindert, dass ein Erfassungsfehler vorschnell als Zahlungsproblem behandelt wird.

Notieren Sie das Prüfergebnis sachlich. Statt „Mieter zahlt unzuverlässig“ ist eine Beschreibung von Datum, Betrag und offener Rückfrage hilfreich. Bei einer Rückzahlung erfassen Sie sowohl den ursprünglichen Eingang als auch die spätere Auszahlung. Bei einer Korrektur bleibt erkennbar, welche Buchung ersetzt oder geändert wurde. Eine lückenlose Chronologie erleichtert die Abstimmung mit der mietenden Person und mit beratenden Fachleuten.

• Doppelte oder nicht zugeordnete Bankeingänge ausschließen.
• Sollbetrag und Gültigkeitsdatum mit dem Vertrag vergleichen.
• Zahlungszweck und vorhandene Rückmeldungen prüfen.
• Korrektur, Rückfrage oder weiteren Prüfbedarf dokumentieren.

6. Den Monatsstand nachvollziehbar abschließen

Vergleichen Sie am Monatsende alle erfassten Eingänge mit dem relevanten Bankauszug. Die Bankabstimmung prüft, ob Zahlungen vollständig und nur einmal erfasst wurden. Die Vertragsabstimmung prüft, ob die Zuordnung zu den Forderungen stimmt. Beide Kontrollen beantworten unterschiedliche Fragen und sollten deshalb getrennt betrachtet werden. Eine passende Gesamtsumme allein beweist noch keine richtige Zuordnung.

Speichern Sie den geprüften Stand und eine Liste verbleibender Rückfragen. Kautionen, Nebenkostennachzahlungen und sonstige Forderungen erhalten eigene erkennbare Vorgänge, auch wenn sie auf demselben Bankkonto eingehen. Ein rechnerischer Saldo ist keine automatische Aussage darüber, ob eine Mahnung, Aufrechnung oder Kündigung zulässig wäre. Vor Maßnahmen mit rechtlichen Folgen müssen Anspruch, Fälligkeit und Einzelfall sorgfältig geprüft werden.